FIRMA ELETTRONICA
Firma rapidamente i documenti ovunque ti trovi

La firma elettronica rende più semplice lo scambio online di documenti tra imprese e con la pubblica amministrazione

Cos’è la firma elettronica

La firma elettronica è l’insieme di dati elettronici utilizzati come metodo di identificazione informatica.
La firma elettronica è uno strumento per autenticare documenti e ha la stessa valenza della firma autografa.
Nel Codice dell’Amministrazione Digitale la firma elettronica viene così definita: “La firma digitale deve riferirsi in maniera univoca ad un solo soggetto ed al documento o all’insieme di documenti cui è apposta o associata. L’apposizione di firma digitale integra e sostituisce l’apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi di qualsiasi genere ad ogni fine previsto dalla normativa vigente.”

Perchè utilizzare una soluzione di firma elettronica?

La firma digitale permette di velocizzare e smaterializzare tutte le procedure amministrative previste nel rapporto tra le imprese
Le soluzioni di firma elettronica consentono di firmare rapidamente documenti ovunque ci si trovi , con un impatto positivo in termini di efficienza operativa. Le soluzioni possono essere integrate ai processi per una gestione full digital delle procedure e un totale controllo di ogni step approvativo.

Arxivar propone soluzioni di firma elettronica per ogni esigenza

Le soluzioni di firma elettronica di Arxivar, tramite l’integrazione con workflow documentali, permettono di automatizzare e ottimizzare processi amministrativi e approvativi. Inoltre grazie all’utilizzo di tecnologie certificate, garantiscono massima sicurezza e compliance normativa.

Esistono diversi tipi di firma elettronica

Le diverse soluzioni di firma elettronica si differenziano per è il grado di affidabilità nell’identificare sia il firmatario che l’integrità del documento firmato.

Firma elettronica semplice. Permette di apporre un tratto grafico tramite dispositivo non specializzato (es. smartphone) senza vincolo di autenticazione (esempi di utilizzo: firma di un DDT, sigla di presa visione)

Firma elettronica avanzata. È una firma elettronica generata con strumenti che consentono di dimostrare l’integrità del documento e l’identità del firmatario (esempi di utilizzo: preventivi, documenti clinici, fatture elettroniche)

Firma elettronica qualificata. È la forma più avanzata di firma elettronica: necessita di un dispositivo idoneo e genera un certificato qualificato con pieno valore legale che certifica sia l’originalità sia l’integrità dei documenti firmati (esempi di utilizzo: contratti di compravendita, verbali)

 

 

 FIRMA OVUNQUE

La sottoscrizione di documenti è semplice e veloce anche in modalità remota

MENO CARTA

Riduzione dei costi di stampa e di spedizione. Inoltre, conservando tutto all’interno di archivi elettronici, vengono abbattuti anche i costi di archiviazione

PROCESSI AGILI

Le firme elettroniche posso essere integrate nei processi che le prevedono

VALIDITÀ LEGALE

Al documento informatico sottoscritto con firma digitale viene riconosciuto pieno valore probatorio, equiparandolo a quello della scrittura privata

AUTENTICITÀ E INTEGRITÀ

Grazie ad un sistema di chiavi crittografiche, con la firma digitale è garantita sia l’autenticità del sottoscrittore che l’integrità del documento

PRATICITÀ

La firma digitale contribuisce in modo considerevole all’automazione e alla semplificazione del workflow documentale, sostituendo il processo di approvazione su carta

 

Esempi di utilizzo della firma elettronica
GESTIONE DDT DIGITALE
La gestione dei DDT in termini di numeri e costi è uno dei processi più onerosi e impegnativi per l’azienda.

Un sistema digitalizzato per le spedizioni permette di semplificare le attività di logistica outbound, una maggiore efficienza e un risparmio di tempi/costi nella fase di spedizione.

Grazie alla Dematerializzazione del Documento di Trasporto (fruibile da portale web/tablet)
il DDT non “viaggia” più in formato cartaceo, ma viene recapitato in formato elettronico prima della consegna della merce, firmato da Tablet con firma grafometrica e archiviato digitalmente.
GESTIONE DIGITALE NOTE SPESE
La soluzione ARXivar per la gestione delle note spese permette la dematerializzazione dell’intero processo: dall’acquisizione dei giustificativi di spesa fino alla conservazione digitale di tutta la documentazione

I giustificativi vengono acquisiti tramite smartphone, tablet, scanner.

L’OCR riconosce la tipologia di documento (scontrini / fatture /ricevute) ed estrae : data giustificativo, P.IVA emittente giustificativo, totale spesa.

Il sistema popola un report associando ogni scontrino al record corretto. Il report può essere firmato grafometricamente o in digitale.

I documenti acquisiti vengono inviati all’ufficio HR per verifica e richiesta di integrazioni o modifiche. Le fatture (contabilità passiva) vengono inviate all’amministrazione.
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