La Conservazione Elettronica è il primo passo per la gestione semplice e ordinata delle informazioni
Che cos’è la conservazione a norma con il Portale IXCE
La conservazione digitale è l’insieme di procedure informatiche ed organizzative che permettono di assicurare, nel tempo, il valore fiscale e legale dei documenti (nativi digitali e cartacei).
La conservazione documentale prevede di assegnare al documento tutti gli elementi necessari per preservare il suo effettivo valore: con l’apposizione della firma digitale, il riferimento e la marca temporale, si garantisce l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti informatici, come previsto dal CAD (art.44).
Il sistema di conservazione garantisce autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici, dalla presa in carico allo scarto (DPCM 3 dicembre 2013).
Il documento in formato digitale viene «congelato» nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale (garantisce l’integrità e la paternità) e la marca temporale (garantisce la data certa opponibile a terzi)
Il servizio di conservazione di ARXivar
Tramite la soluzione di conservazione in outsourcing IXCE integrata al servizio Invoice Xchange (IX) le fatture trasmesse al Sistema di interscambio e alla PA sono sottoposte automaticamente a conservazione elettronica a norma. ARXivar diventa il responsabile della conservazione aziendale e si occupa di creare automaticamente i pacchetti di versamento e conservazione. L’utente in qualsiasi momento, potrà richiedere al Responsabile della Conservazione la generazione di pacchetti di consultazione, da esibire in caso d’ispezione fiscale.
I documenti digitali o scansiti vengono inviati (già firmati o da firmare) a IX-CE tramite uploader installato lato Cliente (Plugin Manager), tramite integrazione con ERP (API/Web services) o tramite ARXivar
Il servizio IX-CE può apporre la firma remota digitale automatica sui documenti per conto del Cliente.
In ogni momento l’azienda può accedere ai propri documenti dall’interfaccia web.
NESSUNA DISTRAZIONE DI RISORSE
La conservazione elettronica richiede tecnologie e know-how in continua evoluzione. Questo, nel caso di conservazione in house, si traduce in continui investimenti per adeguare prassi, strumenti e lavoro
NESSUNA RESPONSABILITÀ
Eliminazione di ogni responsabilità connessa alle procedure di conservazione. Able Tech, che gestisce il servizio IXCE, è certificata ISO 27001:2013 ed accreditata AgID, assume il ruolo di Responsabile del trattamento dei dati, Responsabile della Sicurezza e Responsabile del Sistema di Conservazione
SNELLIMENTO OPERATIVO
Tempi brevi di avviamento del processo di conservazione e snellimento della gestione degli archivi senza rinunciare alla semplicità di consultazione e recupero delle informazioni