Archiviazione documentale
È una piattaforma di Information & Process Management per gestire il flusso documentale

Raccogli e organizza le informazioni di business

perchè siano sempre reperibili e fruibili, anche da mobile!

Archiviazione Documentale in formato digitale

Il sistema di gestione documentale mira ad ottimizzare il flusso dei documenti aziendali in formato digitale con una conseguente integrazione e condivisione delle informazioni altrimenti destinate ad essere “dimenticate” in qualche remota cartella condivisa di Windows se non addirittura nell’archivio del singolo operatore.
Il programma di gestione documentale ARXivar Next ha una funzione di collante tra i programmi aziendali (gestionali, CRM, Word, Excel, Outlook, Notes e così via), in quanto è in grado di interfacciarsi con essi e di far fluire i documenti gestiti in modo separato da ciascuno di tali programmi in un unico sistema documentale condiviso.

Organizzare documenti e informazioni tramite fascicoli, pratiche o hashtag per una gestione documentale efficace

Documenti ed informazioni eterogenee (disegni, mail, contratti, ordini etc.) inerenti, ad esempio, ad una stessa commessa o cliente/fornitore, vengono relazionati automaticamente o manualmente al momento dell’archiviazione documentale.
ARXivar permette inoltre di collegare documenti e informazioni semplicemente inserendo un medesimo #hashtag al loro interno o nei campi di profilo.

L’archiviazione digitale dei documenti, libera le informazioni dal loro supporto e facilita la loro ricerca e gestione

ARXivar consente l’archiviazione elettronica di qualsiasi tipo di documento (Word, Excel, Power Point, immagini, video, mail, fax, spool di stampa…) proveniente dai vari sistemi informativi che l’azienda utilizza (ERP/Gestionali, CRM, Sistemi Qualità, rilevazioni presenze etc.)
Tutte le informazioni del sistema documentale sono centralizzate e facilmente rintracciabili.

Strumenti di ricerca personalizzabili: documenti ed informazioni reperibili in pochi click

Il motore di ricerca di ARXivar permette di eseguire ricerche su tutti i campi di profilo del documento, su allegati ed annotazioni, su dati anagrafici del mittente/destinatario e all’interno dei volumi posti in conservazione elettronica, anche in modalità FULL-TEXT.
E’ possibile personalizzare la griglia dei risultati di ricerca e memorizzare le ricerche più frequenti.

Arxivar permette di ricercare informazioni direttamente nei documenti grazie al potente motore ocr

Con il Servizio OCR la ricerca documentale è ancora più approfondita perché viene effettuata direttamente dentro al testo del documento informatico, comprese le scansioni pdf. ARXivar permette di affiancare la potenza del motore full text alla precisione della ricerca tramite metadati del vostro sistema documentale.

 

 

RIDUZIONE DEI COSTI

La gestione documentale permette di evitare errori manuali e di conseguenza ottimizzare il lavoro, riducendo le inefficienze. Si vanno inoltre ad abbattere costi di archiviazione, spedizione e gestione analogica dei documenti

DISPONIBILITÀ DEI DOCUMENTI

La gestione digitale, grazie all’organizzazione dei documenti archiviati e ai metadati associati, consente la disponibilità immediata delle informazioni. Nel caso di soluzioni web il documento è accessibile ovunque

SICUREZZA E CONTROLLO

Grazie alla gestione del livello di accesso alle informazioni, i documenti sono gestiti in totale sicurezza e rispetto delle norme di privacy. Il monitoraggio degli accessi, permette inoltre di tenere traccia di qualunque operazione venga fatta, dal semplice accesso, alla modifica, al download

RIDUZIONE DEI TEMPI DI RICERCA

La semplicità di utilizzo dell’interfaccia, la velocità nell’acquisizione del documento, l’ampia capacità di profilazione del documento e l’articolazione della struttura dell’archivio fanno sì che l’utilizzo di ARXivar possa ridurre fino al 50% i tempi di gestione dell’informazione

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